No.6 ワイズのITをウォッチング

　ワイズ東日本区におけるIT(Information Technology=情報技術)の始まりは、1996年4月、東京目黒クラブのブリテンに「今月号からパソコン通信でブリテンの編集を始める」と書かれていることから、これを嚆矢と見ることができる(「東日本区10年の歩み」より)ようです。

▼viva-ysmen
　1997年7月、当時東京八王子クラブのメンバーだった奈良昭彦さんが、「viva-ysmen」というメーリングリストを個人契約で立ち上げ、東西日本区の情報交換の場を提供しました。開始当初の登録者数は如何ほどだったのか知りませんが、私がインターネットを始めたのが1999年(viva-ysmenへの加入も同年)ですから、ワイズの皆さんはやはり先進的と言えます。
　その「viva-ysmen」は、区の“公式”ではなかったことからか、結構自由闊達な情報の交換がされていたように思います。当時、入会数年目で、他クラブのメンバーとの面識も少なかった私にとっては、インターネット上でのコミュニケーションはワイズの広がりを知る事ができ、楽しいものでした。箱根駅伝予想(ファンド事業関連)や“ワイズいろはかるた”と言った、ちょっと脱線気味のお遊びもありましたが、それも堅苦しくなくて良かったと思います。
　その「viva-ysmen」もインターネット環境の変化で8年後に閉じられました。メールの投稿数は8年間で約6,000通だったそうです。

▼東日本区のメーリングリスト
　東日本区の公式なメールネットワークは、2001年10月からスタートしました。現在は19のグループと、「viva-ysmen」の後継とも言える「ワイズドットコム」があります。
　19のグループは、クラブ会長、各部別、各事業別、区役員、常任役員等々に細かく分かれています。
　一方「ワイズドットコム」は、かつての「viva-ysmen」のような集まりがほしいという声に応えて、2007年5月から始まりました。現在の登録者数は550名ほどです。このうち西日本区からは90名ほどですから、東日本区のメンバーはおよそ460名となり、東日本区全会員の約4割が登録していることになります。
　投稿メールの種類は、ブリテン発行の告知、例会や周年行事の案内、東日本大震災関連などで占められ、「viva-ysmen」の時のような、もう少し広がりを持った情報や、それに対する反応メールはごく稀です。
　ちなみに今年3月15日から4月14日までの1ヶ月間を見てみますと、56通(重複メールや訂正メールは除く)のうち、35通がブリテンの告知でした。6割強ということになります。その他、震災本部からのものが5、東日本区大会関連が4、周年行事、例会、その他の集会の案内・募集が8等となっています。
　ほとんどのクラブでもクラブ内の情報伝達ツールとしてメーリングリストを活用していると思います。私の所属する甲府クラブでは、会員39人のうち32人とYMCAの主事、やむを得ぬ事情で退会した元会員などが登録しています。2002年4月から始まり、通算3,800通のメールが投稿されてきました。

▼東日本区各クラブのHP
　東日本区のホームページ(正しくはウェブサイトと言うようですが、ここでは以下HPとします)のリンクページに、東日本区内のクラブのHPが一覧になってリンクが設定されています。これを見ますと東日本区65クラブ中22クラブがHPを持っています。
　4月中旬のある日、この22クラブのHPに片っ端からアクセスしてみました。
　HPの維持管理というのは、自分でも経験しているので、その大変さは十分承知しています。果たして各クラブがどれほど最新情報を発信しているか興味がありました。
　結果は、驚いた事に「Not found」、つまりHPがすでに見当たらないクラブが5クラブもありました。また、更新の日付(時期)が不明なものや、2008-2009年度のもの、2010-2011年度と数年前のままで更新が滞っているクラブもありました。
　4月中旬の時点で、それ以前1ヶ月(つまり3月)くらいまでに更新されているのは10クラブほどでした。
　HPをせっかく作ってもその維持が如何に大変なことかを如実に物語っています。
　ちなみに西日本区は87クラブ中78クラブがHPを開設しています(更新状況などは把握していません)。さらに、SNS(Social Networking Service)の代表格とも言えるFacebook(フェイスブック)を利用しているクラブが17あります。

▼HPの中身
　そのHPの中身はどうなっているのか、つまり、どのような情報を発信しているのかをウォッチしてみました。
　ワイズにおいてHPに掲載する情報には次のようなものが考えられます。
1.自クラブの紹介(ワイズメンズクラブの説明も含めて)
2.活動紹介
3.会長方針や主題
4.行事予定
5.問い合わせ窓口
6.ブリテン(会報)
　これらを頭に入れて、現在ウェブ上に存在する17クラブのHPを見てみますと、1のワイズの紹介があるのは8クラブと約半数でした。2の活動紹介は6クラブ、3の会長方針や主題は11クラブ、4の行事予定(例会案内のみも含む)は8クラブ、5の問い合わせ窓口(メール等)があるのは8クラブ、6のブリテンについてはダウンロードする形式と、HP用に編集されたものとがありますが、10クラブでした。ブリテンは個人情報が多く含まれている事から、HPで公開する場合は配慮が必要です。
　これらは先にも書きましたが、途中で更新が止まったままのクラブもありますので、現時点での数字は、さらに低い事になります。
　この他、英語版のページを設けているクラブが3クラブありました。IBCとのコミュニケーションに有効でしょう。
　質量ともに充実しているのは、宇都宮クラブと東京クラブです。特に宇都宮クラブにはIBC先のクラブのブリテンや「クラブの歴史」「栃木の隠れキリシタン」といった話題まであり、読み応え充分です。
　東京クラブはパスワードを入れないと詳細ページにアクセスできない仕組みになっていますが、過去のクラブの資料などのストックヤードの機能も持たせているようです。
　東京八王子クラブは、いわゆる「ブログ形式」で、会員誰でも参加することが出来ます。

▼情報の共有≠意識の共有
　現在、東日本区の情報伝達のメディアとしては、区報、理事通信、メーリングリスト、HPがあります。区報(部報も含む)、理事通信(事業主任通信も含む)、メーリングリストは内部向け、HPは当然のことながら内部のみならず、広く外部にも情報発信しています。
　区報は年 3回、理事通信は月1回の発行で、内容も定型化しています。旬の情報をタイムリーに発信できるのは、ITを活用したツールが有力となります。
　しかし、前述したように、現在「ワイズドットコム」に登録している会員は約4割です。残りの6割のメンバーは、“情報格差”のもとに置かれる可能性があります。これはワイズに限ったことではありません。この“格差”を解消するとなると、きめ細かな手立てが必要になり、効率を求めた結果が却って事務量を増やすというジレンマに陥ります。
　ITが活発に利用されればされるほど、気をつけなければならないことがあります。「情報の共有」という言葉が良く使われます。確かに、伝えたい事をメールでメーリングリストに流せば、瞬時に何百人もの人に伝わります。いわゆる「情報の共有」です。しかしそれは必ずしも、その情報を受け取った人の意識が共有されたことには繋がりません。
　発信される情報の内容と受け手の属性によっては、重要な情報も有効に伝わらない、つまり意識が共有されないという現象が起こり得ます。TPOを考えた情報発信を心掛ける必要があります。

▼あとがき
　過日開催された東日本区役員会で、「広報・伝達(PR)専任委員」の新設が承認されました。ワイズの情報を東日本区内外にタイムリーに伝達することが任務です。ただし文書による伝達は含まれません。東日本区では、HPの維持管理をITアドバイザーが担っていますので、PR専任委員はITアドバイザーへの橋渡し役といったところです。
　このPR専任委員の機能が十分発揮され、東日本区の情報伝達がスムーズに行われる事を願っています。